Privacybeleid

1. Wie we zijn

VISUAILS is een dienst die productvisuals voor merken maakt, gevestigd in Enschede, Nederland. Wij maken catalog-, lifestyle- en videocontent; AI is een van de technieken die we daarbij gebruiken, en elke visual wordt vóór levering door een specialist gecontroleerd.

Wij hebben twee rollen, en dit beleid gaat over één daarvan. Voor jouw eigen gegevens — je naam, je bedrijfsgegevens, je berichten, je factuur — is VISUAILS verwerkingsverantwoordelijke, en daarover gaat deze pagina. Voor het materiaal dat je uploadt, voor zover daar personen op staan (in de praktijk de draagfoto die wij vragen voor de pasvorm), is de persoon op die foto een betrokkene van jou en verwerken wij het beeld uitsluitend op jouw instructie. Daar zijn wij verwerker en ben jij verantwoordelijk, en die verhouding heeft haar eigen document: de verwerkersovereenkomst.

Dat onderscheid is geen cosmetiek. Het bepaalt bij wie een betrokkene terechtkan en wie een datalek bij de toezichthouder meldt. Deze pagina zei tot augustus 2026 dat wij voor álles in dit beleid verantwoordelijke waren; voor de draagfoto was dat onjuist, en dat is toen rechtgezet.

VISUAILS is de handelsnaam van Lucas Snuverink.
Vaarwerkhorst 17, 7531 HK Enschede, Nederland
KVK 99742993 · btw NL005407575B96 · hello@visuails.com

Dit is ons vestigings- en postadres. Het is geen bezoekadres: er is geen ontvangstruimte en wij ontvangen er geen bezoek. Al het contact loopt via e-mail, en post komt aan.

• Handelsnaam: VISUAILS
• Locatie: Enschede, Nederland
• Kamer van Koophandel (KVK): 99742993
• Btw-nummer: NL005407575B96
• E-mail: hello@visuails.com
• WhatsApp: +31 6 25436130

2. Welke gegevens we verzamelen

We verzamelen alleen wat we nodig hebben om je visuals te maken en onze bedrijfsvoering uit te voeren. Afhankelijk van hoe je VISUAILS gebruikt, kan dit omvatten:

• Productfoto’s en afbeeldingen die je uploadt — het bronmateriaal dat we gebruiken om je visuals te maken. Staat er een persoon op, dan valt dat beeld onder de verwerkersovereenkomst en niet onder dit beleid — zie §1.
• Contact- en bedrijfsgegevens — je naam, merk- of bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en (waar relevant) je btw-nummer voor facturatie.
• Bericht- en briefinginhoud — de notities, instructies en correspondentie die je ons stuurt via formulier, e-mail of WhatsApp.
• Betaalgegevens — verwerkt door onze betaalprovider. We slaan geen volledige kaartgegevens op in onze eigen systemen; we ontvangen een betaalbevestiging en de informatie die nodig is om een factuur op te stellen.
• Basale technische gegevens — beperkte informatie die nodig is om de website te hosten en te beveiligen. Zie ons Cookiebeleid voor details.
• Een bericht bij lancering, als je daarom vroeg — op een pagina van een dienst die nog in ontwikkeling is, staat een apart vinkje waarmee je kunt vragen om een mail zodra hij te bestellen is. Dat vinkje is optioneel en nooit een voorwaarde om antwoord te krijgen; laat je het staan, dan gebruiken we je adres alleen om je te antwoorden.

3. Waarom we je gegevens gebruiken

We gebruiken je persoonsgegevens om:

• De productvisuals te maken en te leveren die je bestelt.
• Met je te communiceren over je briefing, bestelling, revisies en levering.
• Facturen op te stellen en te voldoen aan onze fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.
• Je vragen en supportverzoeken te beantwoorden.
• Je één mail te sturen zodra een dienst waarvoor je om bericht vroeg te bestellen is — alleen als je dat vinkje aanzette, één keer, en nooit als nieuwsbrief.
• Onze dienst te onderhouden, te beveiligen en te verbeteren.

4. Rechtsgronden voor verwerking

Op grond van de AVG baseren we ons op de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van een overeenkomst — om de visuals te leveren die je bestelt en je bestelling te beheren.
• Toestemming — voor alles wat optioneel is, zoals niet-essentiële analytische cookies en het bericht bij lancering uit paragraaf 2. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken; één mail aan ons is genoeg.
• Gerechtvaardigde belangen — om onze dienst veilig te houden, misbruik te voorkomen en te verbeteren wat we aanbieden, afgewogen tegen jouw rechten.
• Wettelijke verplichting — om facturatie- en belastinggegevens te bewaren zoals vereist door de Nederlandse en EU-wetgeving.

5. Verwerkers en derden

Om VISUAILS te laten draaien werken we samen met een klein aantal dienstverleners die gegevens namens ons verwerken, onder overeenkomsten die hen verplichten deze te beschermen. Met naam, want "een AI-aanbieder" vertelt je niets dat je kunt nakijken:

• Freepik Company, S.L.U. (Málaga, Spanje) — het platform waarop je visuals worden gegenereerd.
• Mollie B.V. (Amsterdam, Nederland) — betalingen. Wij zien of bewaren nooit volledige kaartgegevens.
• Cloudflare, Inc. (Verenigde Staten, met opslag in de EU) — het draaien van de site en het opslaan van bestanden en bestelgegevens.
• Resend (Verenigde Staten) — het versturen van e-mail.

Jouw materiaal wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Dat is niet wat wij hopen, het is wat het platform waarop wij genereren in zijn eigen voorwaarden vastlegt: "Under no circumstances will we use your images or voices, or those of third parties that you upload to our platform, to train or improve our artificial intelligence models or those of third-party providers" — en dat wat je uploadt direct wordt verwijderd nadat de visual eruit is gemaakt. Wij gebruiken je materiaal ook niet voor onze eigen portfolio of voor advertenties, tenzij je ons daar per bestelling apart toestemming voor geeft.

Welk model, dat zeggen we niet. Het platform hierboven biedt een groot aantal modellen van verschillende makers, en wij werken met wat op dat moment het beste resultaat geeft — groeit de AI-modellenindustrie, dan groeit de kwaliteit die wij kunnen leveren mee. Welk model dat is, hoort bij hoe wij ons werk doen. Wat voor jouw gegevens telt is wie ze ontvangt, en dat staat hierboven en verandert niet als wij van model wisselen.

We verkopen je persoonsgegevens niet en we delen ze niet voor advertenties van derden.

Reviews staan hier los van: laat je er een achter op Google of Trustpilot, dan doe je dat bij dat platform onder hun voorwaarden, en wij zien alleen wat je daar publiceert.

6. Hoe lang we je gegevens bewaren

We bewaren je gegevens alleen zolang dat nodig is. Drie van die termijnen liggen vast, omdat die je direct raken:

• Bronmateriaal — de productfoto’s en bestanden die je uploadt worden 90 dagen na het afsluiten van je bestelling verwijderd. Wil je dat we ze langer bewaren, vraag dat dan schriftelijk vóór die tijd, dan spreken we het met je af.
• Geleverde visuals — je afgeronde visuals staan 90 dagen na levering in VISUAILS Studio om te downloaden; daarna worden ze daar verwijderd. Wij kunnen een kopie in ons eigen archief bewaren, maar dat is geen garantie — bewaar dus zelf een kopie. Heb je oudere beelden toch nog nodig, neem contact op; dan kijken we of ze nog bij ons staan.
• Je bestellink — de privélink waarmee je downloadt werkt tot 90 dagen nadat je bestelling is afgesloten, daarna stopt hij. Dezelfde 90 dagen als de beelden zelf: een link die je bestanden opent, hoort niet eindeloos actief in een mailbox te blijven staan. Heb je de bestanden daarna nog nodig, mail ons dan — we sturen je een nieuwe link.

Correspondentie over een bestelling bewaren we zolang die nuttig is voor die bestelling en de opvolging daarvan. Facturatie- en belastinggegevens bewaren we zolang de Nederlandse en EU-wetgeving dat vereist. Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren we ze.

7. Je AVG-rechten

Als betrokkene in de EU heb je het recht op:

• Inzage — een kopie opvragen van de persoonsgegevens die we over je hebben.
• Rectificatie — ons vragen onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
• Wissing — ons vragen je gegevens te verwijderen, wanneer geen wettelijke verplichting ons dwingt ze te bewaren.
• Overdraagbaarheid — je gegevens ontvangen in een gestructureerd, veelgebruikt formaat.
• Beperking en bezwaar — ons vragen bepaalde verwerking te beperken of te stoppen.
• Toestemming intrekken — op elk moment, wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.

Om een van deze rechten uit te oefenen, mail je ons op hello@visuails.com. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

8. Internationale doorgiften

Het meeste blijft binnen de Europese Economische Ruimte. Het genereren gebeurt bij een partij in Spanje, de betalingen bij een partij in Nederland. Twee dienstverleners zijn in de Verenigde Staten gevestigd — Cloudflare en Resend — en daarvoor rust de doorgifte op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46 lid 2 sub c AVG), die wij met beide hebben. Cloudflare slaat onze bestanden en bestelgegevens in de EU op.

Geeft het generatieplatform materiaal door aan een modelaanbieder buiten de EER, dan sluit dat platform daarvoor zelf standaardcontractbepalingen. De volledige keten, met per partij het land en de grondslag, staat in §8 van de verwerkersovereenkomst — één lijst, die actueel wordt gehouden, want dat is wat de AVG van ons vraagt als wij van dienstverlener wisselen.

9. Beveiliging

We gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder toegangscontroles, versleutelde verbindingen en het beperken van wie toegang heeft tot je bestanden. Geen enkel systeem is volledig veilig, maar we werken eraan om je gegevens veilig te houden en snel te reageren als er iets misgaat.

Je bestelling staat op een privé-webadres dat we je mailen. Er is geen account en geen wachtwoord — het adres zelf is de sleutel. Iedereen aan wie je het doorstuurt, kan je bestanden dus openen; behandel het zoals je een sleutel behandelt. Zo is het beveiligd:

• Het is niet te raden. Het adres bevat 256 bits willekeur uit een cryptografische generator voor willekeurige getallen. Het is geen reeks, niet je bestelnummer en niet afgeleid van jouw gegevens, dus er is geen volgende om naartoe te tellen.
• We slaan het niet op. In onze database staat alleen een eenrichtings-SHA-256-vingerafdruk van het adres, nooit het adres zelf. Het is niet terug te lezen uit onze systemen — niet door ons, en niet door wie een kopie van de database in handen krijgt.
• Het blijft buiten andermans administratie. Pagina’s op dat adres vragen zoekmachines om ze niet te indexeren, te volgen of te archiveren, sturen geen referrer mee naar sites die je vanaf daar opent, en worden niet bewaard door gedeelde caches.
• Het is niet met volume aan te vallen. We limiteren het aantal verzoeken naar dat adres, zodat raden op schaal stukloopt voordat het begint.
• Het loopt af, en het is te vervangen. Het adres stopt 90 dagen nadat je bestelling is afgesloten (zie §6). Komt het ooit ergens terecht waar het niet hoort, laat het ons weten: we trekken dat adres in en geven je een nieuw adres, waarna het oude direct niet meer werkt.

10. Hoe je contact met ons opneemt

Als je vragen hebt over dit beleid of over hoe wij met je gegevens omgaan, neem dan contact met ons op via hello@visuails.com of via WhatsApp op +31 6 25436130. We streven ernaar snel te reageren.